Privacyverklaring
Route AI Advisory VOF hecht aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze verklaring staat welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Versie 1.0, 12 september 2026
1. Wie zijn wij
| Naam | Route AI Advisory VOF |
|---|---|
| Adres | Klapwijkse Zoom 279, 2652 BP Berkel en Rodenrijs |
| KvK-nummer | 42159113 |
| Btw-identificatienummer | NL869974026B01 |
| info@route-ai.nl | |
| Contact over privacy | rick@route-ai.nl |
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; wij zijn daartoe niet verplicht.
2. Van wie wij gegevens verwerken
- contactpersonen en medewerkers van (potentiële) opdrachtgevers;
- deelnemers aan onze trainingen en workshops;
- bezoekers van route-ai.nl;
- leveranciers, onderaannemers en zakelijke relaties;
- sollicitanten.
3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
| Wie | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Contactpersonen opdrachtgevers | naam, functie, e-mail, telefoonnummer, correspondentie, gegevens uit opdrachtdossiers | uitvoering van de opdracht, contact, facturering | uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang |
| Deelnemers trainingen | naam, functie, e-mailadres, aanwezigheid, vragen en feedback | organisatie en verbetering van de training, certificaat | uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang |
| Prospects | naam, functie, e-mail, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, contactmomenten | offertes, acquisitie, relatiebeheer | gerechtvaardigd belang |
| Websitebezoekers | gegevens die u invult in het contactformulier; technische gegevens zoals IP-adres en browsertype | beantwoorden van uw vraag, beveiliging en werking van de site | toestemming, gerechtvaardigd belang |
| Leveranciers en relaties | naam, contactgegevens, bankgegevens | inkoop, betaling, administratie | uitvoering overeenkomst, wettelijke plicht |
| Sollicitanten | gegevens uit brief, cv en gesprekken | beoordeling van de sollicitatie | gerechtvaardigd belang, toestemming |
| Iedereen | factuur- en administratiegegevens | fiscale bewaarplicht | wettelijke verplichting |
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens en gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor u. De AI-check op deze site werkt volledig in uw browser; uw antwoorden worden niet naar ons verstuurd, tenzij u de uitkomst zelf via het contactformulier meestuurt.
4. Gegevens die wij in opdracht verwerken
Bij advies-, analyse- en implementatieopdrachten krijgen wij vaak toegang tot documenten en systemen van onze opdrachtgever. Staan daarin persoonsgegevens, dan is de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens de instructies van de opdrachtgever en op basis van een verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring is op die verwerkingen niet van toepassing.
5. Gebruik van AI-systemen
- wij voeren geen persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens van opdrachtgevers in AI-diensten in die deze gegevens gebruiken voor het trainen van modellen;
- wij gebruiken zakelijke diensten waarin trainen op klantgegevens is uitgeschakeld en de verwerking binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, tenzij met de opdrachtgever anders is afgesproken;
- demonstraties en oefeningen in trainingen draaien op fictieve gegevens;
- resultaten van AI-systemen worden door ons beoordeeld voordat wij ze gebruiken; wij nemen op basis daarvan geen geautomatiseerde besluiten over personen.
6. Verstrekking aan derden
Wij verkopen uw gegevens niet. Wij schakelen wel dienstverleners in die bij hun werk gegevens verwerken, en sluiten met hen verwerkersovereenkomsten.
| Categorie | Dienstverlener | Gegevens |
|---|---|---|
| Kantoor- en e-mailomgeving | Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) | e-mail, documenten, agenda, contacten |
| AI-diensten | Microsoft Copilot, Anthropic Claude, OpenAI ChatGPT en lokale opensourcemodellen | inhoud die wij aan het systeem voorleggen |
| Website, hosting en formulieren | Netlify | technische gegevens, formulierinzendingen |
| Domein en DNS | TransIP B.V. | domeingegevens |
| Boekhouding en accountant | eigen beheer | factuur- en administratiegegevens |
Daarnaast verstrekken wij gegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of als dat nodig is om onze rechten uit te oefenen.
7. Doorgifte buiten de EER
Wij kiezen bij voorkeur voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Vindt doorgifte naar een land daarbuiten toch plaats, bijvoorbeeld omdat een leverancier ondersteuning verleent vanuit een ander land of servers buiten de EER gebruikt, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen.
8. Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Administratie, facturen en contracten | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Opdrachtdossiers | 5 jaar na afronding van de opdracht |
| Contactgegevens van relaties | zolang de relatie bestaat en daarna 2 jaar |
| Offertes die niet tot een opdracht leiden | 2 jaar |
| Formulierinzendingen op de website | 12 maanden |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken na afronding; met toestemming 1 jaar |
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder tweefactorauthenticatie, versleuteling van apparatuur, beperkte toegangsrechten, actuele software en opslag van gegevens van opdrachtgevers uitsluitend in onze zakelijke omgeving. Vermoedt u een kwetsbaarheid of datalek, meld dit dan via contact@route-ai.nl.
10. Cookies
Onze website plaatst geen analytische of tracking-cookies. Lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen, niet via externe diensten. Plaatsen wij later analytische of tracking-cookies, dan vragen wij daarvoor vooraf uw toestemming en passen wij deze verklaring aan.
11. Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, uw gegevens over te dragen en een gegeven toestemming in te trekken. U kunt een verzoek indienen via rick@route-ai.nl. Wij reageren binnen één maand en kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen.
Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op route-ai.nl.